So ändert die Corona-Kriese unsere Arbeitsweise
Wir haben unseren Betrieb komplett auf Remote umgestellt. Alle Kollegen arbeiten von zuhause aus. Einige hatten schon vorher Erfahrungen damit gemacht und für manche war es „ein Sprung ins kalte Wasser“. Natürlich unterstützen wir uns gegenseitig und mittlerweile funktioniert das Ganze schon sehr gut.
Wir sind aber auch der Meinung, dass die Remote Arbeit durch die Krise Salonfähig geworden ist, und auf eine höhere Akzeptanz trifft. Aber es ist wie mit allem: jeder muss es mittragen und es muss funktionieren. Die Auswahl der richtigen Tools und der Anpassung von Prozessen ist sicherlich ein Teil davon.
Wir wollen unsere Erfahrungen, die wir bei der Umstellung auf Homeoffice gesammelt haben, teilen. So kannst Du „Abkürzungen“ gehen und musst nicht alles von Vorne beginnen. Folgende Vorteile der ortsunabhängigen Arbeit haben wir erlebt und als Thema in diesem (ersten) Artikel dazu aufgegriffen.
- Effizienzsteigerung mit geeigneten Tools
- Schnelle Kommunikationswege
- Arbeitsfortschritt – eine gute Verfolgung für Teamleiter
- Agiles Arbeiten gut umsetzbar
- Teams-Dokumentation als Grundlage für die Daily
- Kommentare als Feedback
- Keine Offline-Dateien, die per Email gesendet werden
- Zugriff auf Dokumente und Notizen für alle Mitarbeiter
Aus unserer Praxis
Unser Backbone Tool: MS Teams
Wir nutzen hauptsächlich Microsoft-Produkte und kommunizieren über Teams. Es wird auch von einigen unserer Kunden eingesetzt, so dass es nur logisch ist, hier die passende Toolchain zu etablieren.
Teams ist ein umfangreiches Programm dass sowohl für Video-Konferenzen aber auch für die Dokumentation oder teilen von Arbeitsergebnissen und somit zur Zusammenarbeit gut geeignet ist. Unter „Teams“ kann jeder Mitarbeiter sein eigenes oder ein themabezogenes Kanal erstellen, um gemeinsam mit den Kollegen daran zu arbeiten.
Man kann auch externe Tools daran anbinden, wie OneNote, Excel, Word oder eine Wiki erstellen. So lassen sich weitere Inhalte anbinden, ohne Links zu verschicken. Auch eine Webseite kann angebunden werden und als Informationsquelle dienen.
MS Teams Meetings
Die Art der Dokumentation wird gemeinsam besprochen – es gibt feste Vorgaben aber auch Raum für neue Ideen und eigene Systeme. Die Themen bei unseren Dailys werden anhand der Teams-Eintragungen via Bildschirmübertragung vorgestellt. Es schafft Übersicht und eine Struktur bei dem Meeting. Es ist auch eine Herausforderung, dass alle mitziehen, aber wenn man erst einmal gute Erfahrungen damit gesammelt hat, wird es für jeden nachvollziehbar und umsetzbar.
Zusätzlich zur Daily treffen wir uns in einem Meeting-Kanal zu einer Kaffeepause. Es ist eine lockere Runde, wo private Themen angesprochen werden können oder es findet ein Austausch zu den Arbeitsthemen, die uns beschäftigen, statt. So bleibt der kollegiale Zusammenhalt bestehen und schafft neue Wege für die Kommunikation.
Mit MS Teams dokumentieren
Jeder aus dem Team kann auf diese Inhalte zugreifen und sehen woran gerade gearbeitet wird oder in der Wiki nachlesen, wie etwas funktioniert. Viele Notizen müssen somit nur einmal erstellt werden und die Anderen können davon profitieren. Auch für den Projekt- oder Teamleiter ist es eine Erleichterung, da er den Fortschritt der Arbeit von dem Einzelnen oder des Teams nachvollziehen kann. Alle neue Registrierungskarten werden in der Übersicht des Kanals unter „Beiträge“ aufgelistet und für die Kommunikation genutzt.
Mit @Name können Personen direkt angesprochen werden oder unter „Kommentare“ bei einem Wiki-Eintrag ein Feedback gegeben werden. Auch „Chat“ für Direkt-Nachrichten kann bei Teams genutzt werden. Eine zusätzliche Chatfunktion befindet sich bei den Besprechungen – dort können alle eingeladene Personen zusammen angesprochen werden. Außerdem können dort Dokumente abgelegt werden, Whiteboard genutzt werden und Besprechungsnotizen geteilt werden.
Weitere nützliche Software
Slack
Außer Teams haben wir noch mit Slack gute Erfahrungen gemacht.
Slack – eine gute Möglichkeit privat oder geschäftlich zu Chaten. Es gibt dort auch die Möglichkeit Verknüpfungen mit weiteren Programmen zu bilden, z.B. zu Video-Übertragungssoftware oder zu Projektmanagement-Tools.
Aber Achtung: wir nutzen aus Datenschutz Gründen für geschäftliche Zwecke Teams, da wir uns hier auf der sichereren Seite wähnen. Teams ist sicherlich ausbaufähig und andere Plattformen machen manches evt besser oder „einfacher“. Allerdings ist bei diesem Plattformen der Verbleib und das Datenhandling auf jeden Fall fragwürdiger – und kommt sicher nicht für alle Zwecke in Frage.
Atlassian JIRA
Auch die von uns schon bisher genutzte Software „Jira“ kann sehr gut bei Homeoffice genutzt werden. Man kennt es klassischerweise aus agilen Vorgehensmodellen. Aufgaben (oder Stories) können hier verwaltet und sich gegenseitig „zugeschanzt“ werden. Daher kann es sowohl von Projektleitern als auch von den Entwicklern und Supportern genutzt werden. Es bildet zwar originär die agile Arbeitsweise mit Sprints wieder und eignet sich je nach Projekt zu Dokumentation, Kommunikation, Arbeitsverteilung und Analyse.
Und noch ein Tipp: JIRA ist ein gutes Beispiel dafür, was man gut Zweckentfremden kann. Denn man muss nicht unbedingt sprinten oder agile sein – auch zur Arbeitsverteilung und Planung ist es sehr nützlich.
Wir hoffen, unsere Tipps und Erfahrungen sind für Dich hilfreich und wünschen viel Erfolg bei der Umsetzung.
Gerne kannst Du uns bei Fragen kontaktieren.
Soweit der erste Teil unseres Erfahrungsbereichtes. Natürlich lernen wir auch hier ständig dazu, und sind offen für Austausch. Vielleicht können wir auch woanders helfen. Am Besten, uns einfach direkt kontaktieren.